Il Piano pandemico definisce i compiti, le competenze e le responsabilità per le attività di comunicazione. Tiene conto delle esigenze dei gruppi portatori di interessi e garantisce una cooperazione coordinata tra Confederazione, Cantoni e Comuni.
Compiti, competenze e responsabilità
In caso di pandemia, il Consiglio federale è responsabile della comunicazione di crisi (art. 17 OCAF; RS 172.010.8). Può affidare il coordinamento alla Cancelleria federale o al dipartimento responsabile. Il Consiglio federale stabilisce chi deve fungere da portavoce per i media. La comunicazione tecnico-specialistica compete all’Ufficio federale della sanità pubblica (UFSP). L’attuazione delle attività si fonda sullo stretto coordinamento tra le autorità federali competenti, le autorità cantonali e altri partner in modo da garantire una trasmissione coordinata e coerente delle informazioni.
Per quanto riguarda la comunicazione con i Cantoni e con i concordati intercantonali, le città e le associazioni di comuni, i Cantoni direttamente interessati sono coinvolti a livello di stato maggiore di crisi operativo (SMCOp) e/o attraverso lo stato maggiore di crisi politico-strategico (SMCPS). I Cantoni sono responsabili di trasmettere le informazioni necessarie alle strutture cantonali (città, comuni e concordati intercantonali).
La definizione dei compiti, delle competenze e delle responsabilità per la comunicazione in caso di pandemia è importante per diversi motivi (menù a tendina):
In una pandemia è fondamentale disporre di canali di comunicazione rapidi e precisi. Una chiara assegnazione dei compiti, delle competenze e delle responsabilità permette di stabilire chi è responsabile della comunicazione. Questo consente di evitare malintesi e garantisce che le informazioni importanti non vengano perse o ritardate.
Se i compiti e le competenze non sono chiaramente definiti, vi è il rischio che più servizi trasmettano le stesse informazioni o che gli stessi compiti siano eseguiti due volte. Una chiara assegnazione dei compiti, delle competenze e delle responsabilità permette di impiegare le risorse in modo efficiente e di evitare malintesi.
Se diversi servizi trasmettono gli stessi contenuti utilizzando formulazioni diverse si possono creare malintesi. In una situazione di crisi è essenziale che le informazioni siano affidabili, aggiornate e corrette. Il principio di congruenza (definizione dei compiti, delle competenze e delle responsabilità) aiuta a definire chiare responsabilità per quanto riguarda la qualità delle informazioni. Chi è responsabile della comunicazione in caso di crisi è tenuto a garantire che vengano diffuse solo informazioni verificate e autorizzate.
La definizione dei compiti, delle competenze e delle responsabilità per la comunicazione riduce i processi di coordinamento e favorisce processi decisionali chiari. Ciò è particolarmente importante in caso di pandemia, visto che spesso è necessario agire rapidamente, e i ritardi causati da lunghi processi di coordinamento possono avere gravi conseguenze.
Una comunicazione chiara è fondamentale per creare e rafforzare la fiducia del personale e del pubblico. Il fatto di stabilire chi è autorizzato a comunicare, quali informazioni vengono diffuse e con quale tempistica trasmette credibilità e infonde sicurezza. In caso di pandemia, può contribuire a evitare il panico e promuovere l’accettazione delle misure.
La definizione dei compiti, delle competenze e delle responsabilità consente di documentare le decisioni e i flussi di informazioni. A posteriori, permette di individuare con precisione la persona responsabile di ciascuna decisione e misura di comunicazione. Questo facilita la valutazione post pandemia e l’elaborazione di futuri piani pandemici.
Gruppi portatori di interessi della comunicazione pandemica
La comunicazione prima, durante e dopo una pandemia deve considerare un elevato numero di portatori di interessi (stakeholder), ognuno con bisogni informativi, interessi e aspettative specifici.
Qui di seguito è riportato un elenco dei principali portatori di interessi e dei loro bisogni tipici (menù a tendina):
Bisogni: informazioni affidabili, comprensibili e tempestive sui rischi, sulle misure di protezione, sulle vaccinazioni e sulle regole di comportamento.
Obiettivo: informazione, prevenzione del panico, promozione di comportamenti protettivi, sensibilizzazione.
Portatori di interessi: professionisti (p. es. medici), personale di cura, farmacie, ospedali e cliniche, istituti con un’offerta di cure stazionarie e semistazionarie, leghe della salute, fondazioni e associazioni.
Bisogni: informazioni specializzate e di rilevanza pratica su sintomi, opzioni di trattamento, capacità e risorse; informazioni tempestive su nuove misure.
Obiettivo: garanzia dell’assistenza sanitaria, prevenzione del sovraccarico, linee guida chiare, competenza nella validazione della strategia di comunicazione, verifica degli obiettivi, dei messaggi e dei canali di diffusione di tutte le campagne di comunicazione.
Portatori di interessi: anziani, malati cronici, persone immunodepresse.
Bisogni: informazioni mirate su misure di protezione specifiche e su possibilità di sostegno.
Obiettivo: informazione, prevenzione del panico, protezione e promozione della salute.
Portatori di interessi: governi, parlamenti e amministrazioni a livello nazionale, cantonale e comunale.
Bisogni: fatti e cifre per l’assunzione di decisioni, supporto nell’attuazione delle misure.
Obiettivo: gestione e comunicazione efficace delle misure.
Portatori di interessi: datori di lavoro, lavoratori, associazioni di categoria.
Bisogni: informazioni sulla sicurezza sul lavoro, su aiuti finanziari, su esigenze in materia di igiene.
Obiettivo: minimizzazione dei danni economici, mantenimento della capacità lavorativa.
Portatori di interessi: agenzie di stampa, media stampati, radio e televisione, social media, portali di notizie, media specializzati, p. es. per i migranti (Diaspora TV).
Bisogni: informazioni rapide e precise.
Obiettivo: diffusione di messaggi chiave, riduzione della disinformazione, promozione della trasparenza.
Portatori di interessi: scuole, università, insegnanti, allievi, genitori.
Bisogni: informazioni su piani di igiene, formati di apprendimento digitali e misure di promozione.
Obiettivo: garanzia della formazione e tutela della salute.
Portatori di interessi: università, istituti di ricerca, ricercatori, organizzazioni e reti globali.
Bisogni: scambio di conoscenze, accesso a dati e studi.
Obiettivo: sviluppo di vaccini, medicamenti e strategie.
Portatori di interessi: organizzazioni non governative e di utilità sociale, partner di cooperazione, donatori, volontari di organizzazioni.
Bisogni: informazioni sulla situazione sul posto, coordinamento delle misure di aiuto.
Portatori di interessi: associazioni sportive, associazioni culturali, organizzatori di eventi e artisti.
Bisogni: informazioni sulle misure di protezione nell’ambito di eventi, sulle limitazioni di capacità, sui sostegni finanziari e su possibili formati alternativi.
Obiettivo: mantenimento delle attività del tempo libero, rispetto delle misure di protezione, sostegno ai soggetti interessati dalle misure, partecipazione sociale.
Portatori di interessi: chiese, moschee, sinagoghe, associazioni religiose, comunità religiose.
Bisogni: informazioni sulle misure di protezione durante le funzioni religiose, i momenti di preghiera e le assemblee, supporto nella comunicazione delle informazioni alle comunità.
Obiettivo: promozione di comportamenti protettivi, promozione della salute mentale, partecipazione sociale, mantenimento dell’assistenza spirituale.
Portatori di interessi: Organizzazione mondiale della sanità (OMS), Unione europea (UE), Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie (ECDC), Paesi limitrofi, corpo diplomatico, Organizzazione mondiale della sanità animale (WOAH).
Bisogni: scambio di dati, coordinamento delle misure, strategie globali.
Obiettivo: contenimento della pandemia a livello globale.
Collaborazione tra Confederazione, Cantoni e comuni
Essendo vicini alla popolazione, i Cantoni, le città e i comuni assumono un ruolo importante nella preparazione a una pandemia, nell’attuazione delle misure e nella comunicazione di crisi. In una situazione di crisi sanitaria (p. es. di una pandemia), sono le autorità locali a essere confrontate con le conseguenze concrete. Per poter adottare decisioni nel proprio ambito di competenza, devono essere informate sulla situazione sanitaria e sulla sua evoluzione. Una buona preparazione avviata tempestivamente in conformità alle direttive cantonali e federali e una buona collaborazione tra Cantone e comuni sono fondamentali per garantire un’operatività ottimale in caso di emergenza.
Anche se l’attuazione delle misure compete ai Cantoni, è importante coinvolgere i comuni e le città in modo da garantire la comunicazione capillare. In generale, i comuni non dispongono di un piano pandemico, ma sono coinvolti negli organi di condotta cantonali e regionali. Nella maggior parte dei Cantoni le associazioni cantonali dei comuni assicurano, in stretto coordinamento con lo stato maggiore di crisi o l’organo di condotta cantonale, che i singoli comuni e città siano informati. Questo vale in particolare per i piani di protezione delle case per anziani e di cura, come pure per strutture come piscine coperte, impianti sportivi e simili.
Coordinamento della comunicazione
Per mantenere la fiducia del pubblico nelle misure di lotta alla pandemia, è importante che la Confederazione e i Cantoni coordinino le loro comunicazioni e che i Cantoni ricevano le informazioni in anticipo. Messaggi e informazioni per quanto possibile uniformi, comprensibili e trasparenti fino al livello comunale sono fondamentali per promuovere l’accettazione e la fiducia nelle decisioni delle autorità. Nella loro attività di comunicazione, i Cantoni e i comuni tengono conto delle loro specificità e, se necessario, apportano adeguamenti.
Il livello comunale deve essere coinvolto nella comunicazione in modo da disporre delle informazioni rilevanti prima dei media. Occorre per esempio fare in modo che i servizi competenti ricevano le informazioni con sufficiente rapidità in modo da poterle fornire ai media (dare la precedenza alla comunicazione interna rispetto a quella esterna). Sotto Raccomandazioni sono riportati vari approcci ed esempi, in base ai quali i comuni e le città attuano le misure conformemente alle direttive della Confederazione e dei Cantoni.
Le app comunali possono essere utilizzate come piattaforme di comunicazione per la popolazione.
Excursus: portatori di interessi del settore sanitario
Anche in una situazione normale gli operatori sanitari svolgono un ruolo importante come moltiplicatori e attori, per esempio per le campagne di vaccinazione. In ogni fase pandemica le autorità dovrebbero garantire che le associazioni delle professioni sanitarie siano consultate il prima possibile e che le informazioni tecnico-specialistiche per i gruppi target e quelle per i portatori di interessi siano elaborate congiuntamente.
Le associazioni possono partecipare a gruppi di lavoro per valutare la strategia di comunicazione. Se la crisi si sviluppa rapidamente, è difficile testare i messaggi direttamente con la popolazione, per esempio con i focus group. Di norma, i rappresentanti delle associazioni sono in grado di valutare la pertinenza dei messaggi e dei canali di diffusione.
Ulteriori informazioni
Questi documenti sono stati elaborati in base al metastudio realizzato da Interface (INTERFACE Politikstudien Forschung Beratung AG, Luzern/Lausanne) sui risultati delle analisi cantonali riguardanti la gestione delle crisi durante la pandemia di coronavirus:
Questi documenti sono stati elaborati in base al metastudio realizzato da Interface (INTERFACE Politikstudien Forschung Beratung AG, Luzern/Lausanne) sui risultati delle analisi cantonali riguardanti la gestione delle crisi durante la pandemia di coronavirus:
