Le Plan de pandémie définit les tâches, les compétences et les responsabilités en matière de communication. Il tient compte des besoins des groupes concernés et garantit une collaboration coordonnée entre la Confédération, les cantons et les communes.
Tâches, compétences et responsabilités
En situation de pandémie, le Conseil fédéral est en charge de l’information du public (art. 17 OCAF). Il peut confier la coordination à la Chancellerie ou au département responsable. Il définit quelles personnes ou autorités s’adressent aux médias. L’OFSP est en charge de la communication spécialisée. Lors de la mise en œuvre, une coordination étroite entre les autorités fédérales et cantonales compétentes ainsi que d’autres partenaires est nécessaire pour garantir la cohérence des informations transmises.
Les cantons concernés par la crise sont impliqués dans la communication au niveau de l’état-major de crise opérationnel de la Confédération (EMOP) et de l’état-major de crise politico-stratégique (EMPS). Il incombe aux cantons de transmettre les informations requises à leurs structures internes telles que les villes, les communes et associations de communes et les concordats intercantonaux.
En cas de pandémie, la définition des tâches, des compétences et des responsabilités dans le domaine de la communication est importante pour plusieurs raisons énumérées ci-dessous.
En situation de pandémie, il est crucial de disposer de canaux de communication rapides et précis. Une répartition claire des tâches, des compétences et des responsabilités permet de définir qui est responsable de la communication. Cette mesure évite les malentendus et la perte ou la diffusion tardive d’informations importantes.
En l’absence de définition précise des tâches et des compétences, il existe le risque que plusieurs services transmettent les mêmes informations ou traitent les mêmes tâches. Une répartition claire des tâches, des compétences et des responsabilités aide à utiliser les ressources de manière efficiente et à prévenir les malentendus.
Lorsque différents services transmettent les mêmes contenus en les formulant différemment, cela crée de la confusion. Or, en période de pandémie, la fiabilité, l’actualité et l’exactitude des informations sont essentielles. La réglementation des tâches, des compétences et des responsabilités permet de définir des responsabilités claires pour la qualité de l’information. Il incombe aux personnes chargées de la communication de crise de veiller à ce que toutes les informations transmises soient vérifiées et validées.
La réglementation des tâches, des compétences et des responsabilités en matière de communication simplifie les processus de concertation et clarifie les processus de décision. Elle est particulièrement importante en cas de pandémie, car une action rapide est souvent nécessaire, et les retards dus à de longues concertations peuvent avoir de graves conséquences.
Une communication claire est cruciale pour instaurer et renforcer la confiance au sein du personnel et de la population. Définir clairement qui est habilité à communiquer et à transmettre quelles informations et à quel moment crée un sentiment de fiabilité et de sécurité. En situation de pandémie, cette approche aide à éviter la panique et à favoriser l’acceptation des mesures.
La réglementation des tâches, des compétences et des responsabilités facilite la documentation des décisions et des flux d’information. A posteriori, elle permet de savoir exactement qui était responsable de quelles décisions et de quelles mesures communicationnelles. Ces données sont utiles pour l’évaluation post-crise et l’élaboration de futurs plans de pandémie.
Groupes concernés
La communication avant, pendant et après une pandémie doit prendre en considération une pluralité de groupes concernés (parties prenantes), qui ont des besoins d’information, des attentes et des intérêts différents.
Les principaux groupes concernés et leurs besoins spécifiques sont décrits ci-dessous.
Besoins : informations fiables, compréhensibles et en temps utile sur les risques, les mesures de protection, la vaccination et les règles de conduite.
Objectifs : informer, éviter la panique, promouvoir les comportements de protection et sensibiliser.
Groupes concernés : professionnels, par exemple médecins, personnel soignant, pharmacies, hôpitaux et cliniques, institutions avec offres résidentielles et semi-résidentielles, ligues, fondations et associations.
Besoins : informations pratiques et spécifiques au domaine sur les symptômes, les traitements possibles, les capacités et les ressources ; communication précoce des nouvelles mesures.
Objectifs : garantir les soins ; éviter la surcharge ; disposer de directives claires ; recueillir l’avis de spécialistes pour valider la stratégie de communication ; tester les objectifs, les messages et les canaux de diffusion de l’ensemble des campagnes de communication.
Groupes concernés : personnes âgées, personnes atteintes de maladies chroniques, personnes immunodéficientes.
Besoins : informations ciblées concernant les mesures de protection et les possibilités de soutien spécifiques.
Objectifs : informer, éviter la panique, protéger et promouvoir la santé.
Groupes concernés : gouvernements, parlements et administrations aux niveaux national, cantonal et communal.
Besoins : données et faits en vue de la prise de décision, aide à la mise en œuvre des mesures.
Objectifs : piloter et communiquer efficacement les mesures.
Groupes concernés : employeurs, travailleurs, associations de branche.
Besoins : informations sur la sécurité au travail, les aides financières, les conditions d’hygiène.
Objectifs : limiter les dommages économiques, maintenir la capacité de travail.
Groupes concernés : agences de presse, presse écrite, radio et télévision, médias sociaux, portails d’informations, médias spécifiques, par exemple Diaspora TV pour les migrants.
Besoins : informations rapides et précises pour assurer la couverture médiatique.
Objectifs : diffuser les messages clés, réduire les fausses informations, promouvoir la transparence.
Groupes concernés : écoles, universités, corps enseignant, élèves, parents.
Besoins : informations sur les plans d’hygiène, les formats d’apprentissage numériques et les mesures de soutien.
Objectifs : garantir la formation en protégeant la santé.
Groupes concernés : universités, instituts de recherche, organisations et réseaux internationaux.
Besoins : échanger les connaissances actuelles, accéder aux données et aux études.
Objectifs : développer des vaccins, des médicaments et des stratégies.
Groupes concernés : organisations non gouvernementales et organisations humanitaires, partenaires de coopération, donateurs, personnel bénévole des organisations.
Besoins : informations concernant la situation sur place, coordination des mesures d’aide.
Groupes concernés : associations sportives, culturelles, organisateurs de manifestations et artistes.
Besoins : informations sur les mesures de protection durant les manifestations, les limitations de capacités, le soutien financier et les autres formats possibles pour maintenir les activités.
Objectifs : maintenir les offres de loisirs, respecter les mesures de protection, soutenir les personnes concernées et la participation sociale.
Groupes concernés : églises, mosquées, synagogues, associations et communautés religieuses.
Besoins : informations sur les mesures de protection lors des services religieux, prières, rassemblements, soutien pour la transmission d’informations aux communautés.
Objectifs : promouvoir les comportements de protection, la santé psychique, la participation sociale, maintenir l’accompagnement spirituel.
Groupes concernés : Organisation mondiale de la santé (OMS), Union européenne (UE), Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ECDC), pays voisins, corps diplomatique, Organisation mondiale de la santé animale (WOAH)
Besoins : échange d’informations, coordination des mesures, stratégies à l’échelle mondiale.
Objectifs : endiguer la pandémie à l’échelle mondiale.
Collaboration entre la Confédération, les cantons et les communes
Les cantons, les communes et les villes jouent un rôle important de proximité avec la population dans la préparation à une pandémie ainsi que dans la mise en œuvre des mesures et dans la communication de crise. En situation de crise, ce sont les autorités locales qui sont confrontées aux conséquences concrètes d’une pandémie. Pour prendre des décisions dans leur domaine de compétences, elles doivent être informées de la situation sanitaire et de son évolution. Une bonne préparation en temps voulu, conforme aux directives cantonales et fédérales, ainsi qu’une bonne collaboration entre le canton et les communes sont essentielles pour agir de manière optimale en cas d’urgence.
Même si la mise en œuvre des mesures incombe aux cantons, il est important d’impliquer les communes et les villes afin d’assurer la communication jusqu’au niveau communal. La majorité des communes ne disposent pas d’un plan en cas de pandémie, mais elles sont intégrées dans les organes de conduite cantonaux et régionaux. Dans la plupart des cantons, les associations cantonales de communes assurent, en étroite coordination avec l’état-major de crise/organe de conduite cantonal, l’information des communes et villes. Cela concerne en particulier les plans de protection des établissements médico-sociaux ainsi que des installations telles que les piscines couvertes, les installations sportives, etc.
Communication coordonnée
Pour préserver la confiance de la population dans les mesures de lutte contre la pandémie, il est important que la Confédération et les cantons coordonnent leur communication et que les cantons reçoivent les informations à l’avance. Des informations et messages aussi uniformes, compréhensibles et transparents que possible, et cela jusqu’à l’échelon communal, sont essentiels pour favoriser l’acceptation des décisions des autorités et la confiance en celles-ci. Dans leur communication, les cantons et les communes tiennent compte de leurs spécificités et adaptent la communication si nécessaire.
Le niveau communal doit être impliqué dans la communication et disposer des informations pertinentes avant les médias. Il importe par exemple de veiller à ce que les services communaux compétents reçoivent les informations suffisamment rapidement pour informer les médias (communication interne avant communication externe). Des approches à ce sujet sont disponibles sous Recommandations. Sur cette base, les communes et les villes mettent en œuvre les mesures conformément aux directives de la Confédération et des cantons.
Les applications communales peuvent être utilisées comme plateformes de communication numérique vis-à-vis des habitants.
Gros plan : groupes concernés au sein du système de santé
En situation normale, les membres des professions de la santé jouent déjà un rôle important de multiplicateurs et d’acteurs, par exemple durant les campagnes de vaccination. À chaque phase d’une pandémie, les autorités devraient veiller à consulter le plus tôt possible les professionnels de la santé et à élaborer en commun l’information professionnelle destinée aux groupes cibles ainsi que l’information destinée aux parties prenantes.
Les professionnels de la santé peuvent participer à des groupes de travail pour évaluer la stratégie de communication. Quand la crise évolue rapidement, il est difficile de tester des messages directement auprès de la population comme auprès des groupes de discussion. Par défaut, les représentants de professions de la santé peuvent évaluer la pertinence des messages et les canaux de diffusion.
Informations complémentaires
Ces documents proviennent de la méta-analyse d’Interface (INTERFACE Politikstudien Forschung Beratung AG, Luzern/Lausanne) portant sur les enseignements tirés des analyses cantonales sur la gestion de crise pendant la pandémie de COVID-19 :
Ces documents proviennent de la méta-analyse d’Interface (INTERFACE Politikstudien Forschung Beratung AG, Luzern/Lausanne) portant sur les enseignements tirés des analyses cantonales sur la gestion de crise pendant la pandémie de COVID-19 :
